Etiske retningslinjer
Publisert 20.11.2024
1. Formål
Transportsentralen Oslo konsernet (TS) skal drive sin virksomhet på en ansvarlig og transparant måte, i respekt for mennesker, samfunn og miljø. Vi skal sikre at våre leverandører har en forretningspraksis som er i samsvar med grunnleggende krav til etisk og ansvarlig virksomhet, og bidrar til å nå FNs bærekraftsmål. Vi har derfor utarbeidet etiske retningslinjer som skal følges av alle våre bileiere, samarbeidspartnere, leverandører og forretningspartnere, inkludert deres ansatte og underleverandører (Samlet «Leverandører»). Tilsvarende retningslinjer gjelder for virksomhetens ansatte og innleide konsulenter.
2. Retningslinjer for etisk og bærekraftig forretningspraksis - «Code of Conduct»
De etiske retningslinjene er basert på FN og ILO konvensjoner og definerer minimumsstandarder som leverandørene må respektere, sammen med nasjonale lover og reguleringer, når de gjør forretninger med TS.
TS forventer at alle Leverandører arbeider målrettet og systematisk for etterlevelse av retningslinjene slik de gjelder til enhver tid, og akivt fremmer retningslinjene i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Det forventes at Leverandører varsler TS hvis det er mistanke om brudd på, eller annen manglende overholdelse av retningslinjene i egen eller underleverandørs virksomhet.
Tvangsarbeid
Det skal ikke forekomme noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeidere skal ikke måtte betale depositum eller levere fra seg identitetspapirer til arbeidsgiver og skal fritt kunne avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.
Barnearbeid
Leverandøren skal ikke benytte seg av arbeidskraft fra barn under lovbestemt minimumsalder i noe land eller rettssystem.
Organisasjonsfrihet og rett til kollektive forhandlinger
Leverandørens medarbeidere skal stå fritt til å bestemme om de vil være medlem av en fagforening/arbeidstakerforening eller ikke, uten å bli utsatt for trusler eller press. Leverandøren anerkjenner og respekterer retten til kollektive forhandlinger i tråd med gjeldende lovverk.
Mangfold og inkludering
Leverandøren skal fremme et inkluderende arbeidsmiljø som verdsetter mangfold blant medarbeiderne. Leverandøren skal gi like muligheter og ikke diskriminere eller tolerere diskriminering på bakgrunn av kjønn, etnisk og nasjonal opprinnelse, rase, hudfarge, religion, alder, funksjonshemming, seksuell orientering og identitet, fagforeningsmedlemskap, politisk tilhørighet eller andre egenskaper som er beskyttet ved lov.
Brutal og umenneskelig behandling
Fysisk mishandling eller avstraffelse, eller trussel om fysisk mishandling, er forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annen trakassering/misbruk, samt andre former for ydmykelser. Trakassering er enhver uønsket oppførsel mot en annen person som skaper et fiendtlig, skremmende, ydmykende, nedverdigende eller støtende arbeidsmiljø, og dermed påvirker en kollegas verdighet eller psykiske velvære.
Helse, Miljø og Sikkerhet
Leverandøren skal overholde gjeldende helse-, miljø- og sikkerhetsbestemmelser og sørge for et arbeidsmiljø som er trygt og helsefremmende.
Lønn, arbeidsvilkår og arbeidstid
Leverandøren skal overholde alle gjeldende nasjonale lovbestemmelser og bindende bransjestandarder vedrørende arbeidstider, avlønning, pauser og ferie. Ved transport eller annet arbeid som omfattes av en allmenngjort tariffavtale etter allmenngjøringsloven skal leverandøren sørge for at samtlige arbeidstakere hos leverandøren minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkår som følger av den relevante allmenngjøringsforskriften.
Krav til transport
Kabotasje og internasjonal transport
Leverandører av transportjenester må gjøre seg kjent med og etterleve relevante kabotasjeregler, både lokale og internasjonale. Sjåfører skal ikke under noen omstendighet pålegges kjøring som strider mot kabotasjeregler.
Trafikksikkerhet
En sjåfør skal ikke pålegges kjøring med utstyr og materiell som setter sjåførens eller andre trafikanters liv i fare. Lokale og internasjonale krav må innfris.
Miljø og klima
Negativ miljøpåvirkning skal reduseres i hele verdikjeden. Leverandøren skal overholde alle gjeldende miljølover med tilhørende forskrifter. Vi forventer at våre Leverandører aktivt støtter FNs bærekraftsmål, og gjennomfører tiltak for kontinuerlig å minimere utslipp av klimagasser og lokal forurensing, bruk av skadelige kjemikalier, plantevernmidler, og for å sikre bærekraftig ressursuttak og forvaltning av energi, vann, hav, skog og land, og bevaring av biologisk mangfold. For leverandører av konsumvarer skal det iverksettes tiltak for å redusere svinn/matsvinn, herunder sikre forsvarlig avfallshåndtering. Nasjonal og internasjonal dyrevelferdslovgivning og -reguleringer skal overholdes.
Korrupsjon og bestikkelser
TS har nulltoleranse for enhver form for korrupsjon og bestikkelser. Alle transaksjoner med TS skal være avtalefestede, lovlige og av normal forretningsmessig art. Leverandøren skal etterleve alle gjeldende nasjonale og internasjonaleantikorrupsjonslover og regler.
Leverandøren skal ikke tilby, gi, be om, godta eller ta imot noen form for bestikkelse, tilretteleggingshonorarer eller utilbørlig fordel, ytelse eller tjeneste til/fra TS, offentlige tjenestemenn, internasjonale organisasjoner eller en annen tredjepart i privat eller offentlig sektor. Denne bestemmelsen skal ikke omgås gjennom bruk av mellommenn eller alternative kanaler. Høflighetsgaver og reklameartikler av beskjeden verdi kan unntaksvis godtas. Pengegaver eller gavekort som kan konverteres til kontanter er aldri akseptable som høflighetsgaver. Bevertning i form av måltider, sosiale arrangementer og underholdning skal kun tilbys i forbindelse med legitime forretningsaktiviteter, og skal ha en begrenset økonomisk verdi og holdes innenfor rimelighetens grenser. Utgifter til reise og opphold for TSs ansatte og representanter skal dekkes av TS.
Interessekonflikt
TS forventer at Leverandører umiddelbart skal informere om og håndtere situasjoner der det er reelt, potensielt eller oppfattet interessekonflikt. Interessekonflikt kan for eksempel foreligge dersom det oppstår konflikt mellom en persons egne personlige og/eller økonomiske interesser og Leverandørens interesser.
Rettferdig konkurranse
Leverandører skal støtte fri og reƪerdig konkurranse og skal ikke inngå, søke å inngå eller på annen måte delta i avtaler, arrangementer eller aktiviteter som vil være et brudd på gjeldende konkurranselover og forskrifter, slik som ulovlig prissamarbeid eller ulovlig markedsdeling. Leverandører skal ikke avsløre konkurransesensitiv informasjon om TS med konkurrenter av TS eller vice versa.
Hvitvasking og skatteunndragelse
Leverandøren skal avstå fra alle former for hvitvasking av penger, finansiering av terror, skatteunndragelse eller annen ulovlig virksomhet, og skal ta nødvendige skritt for å forhindre at egne finansielle transaksjoner blir misbrukt av andre til å hvitvaske penger, finansiere terror eller å unndra skatt.
Sanksjoner
Leverandører skal overholde EUs sanksjonsregler og andre relevante sanksjonsregler som måtte gjelde for Leverandørens virksomhet eller Leverandørens leveranser til TS, og iverksette nødvendige tiltak for å forhindre brudd på slik sanksjonslovgivning.
Personvern
Leverandøren skal sikre at personvernet ivaretas og at det ikke forekommer urettmessig bruk eller deling av data, informasjon eller materiale. Leverandører skal overholde gjeldende personvernlovgivning. Dersom Leverandøren behandler personopplysninger på vegne av TS det inngås en skriftlig databehandleravtale.
Taushetsplikt
Alle har taushetsplikt om fortrolige opplysninger som man får kjennskap til gjennom sitt arbeid for TS, med mindre man etter lov har rett eller plikt til å gi opplysninger videre.
3. Varslingsmekanismer
Leverandører skal sørge for å etablere rapporteringsmekanismer og prosesser/rutiner for at arbeidstakere og eventuelt berørte interessenter, skal kunne varsle om/ta opp bekymringer. Leverandører skal tilrettelegge for at varsling av kritikkverdige forhold kan skje uten risiko for gjengjeldelse.
4. Styringssystem, dokumentasjons- og informasjonsplikt
Leverandører skal ha tilfredsstillende styringssystemer for å dokumentere og overvåke overholdelse av lovkrav, retningslinjer, kvalitet og andre forretningsprosesser. Leverandører må kunne dokumentere hvordan de arbeider for å etterleve retningslinjene, og skal være i stand til å fremlegge rimelig informasjon på forespørsel fra TS.
Dersom Leverandører blir oppmerksom på manglende overholdelse av retningslinjene, eller for øvrig vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger knyttet til forhold angitt i retningslinjene, skal TS informeres umiddelbart. Leverandører skal videre besvare enhver henvendelse fra TS knyttet til de varer eller tjenester Leverandører leverer til TS, herunder spørsmål knyttet til potensiell eller faktisk negativ påvirkning på forhold angitt i retningslinjene, og hvordan dette håndteres. Skriftlig, forståelig og utfyllende svar skal gis senest innen to uker etter at forespørsel er mottatt fra TS. Dersom nasjonal lov gir rettslig grunnlag for å avslå informasjonshenvendelsen fra TS, skal Leverandører begrunne dette.
5. Kontroller og bakgrunnssjekker
Leverandøren skal gjøre tilgjengelig for TS all informasjon som er nødvendig for å påvise at forpliktelsene i disse Retningslinjene er oppfylt, samt muliggjøre og bidra til revisjoner og kontroller.
6. Konsekvenser ved brudd på retningslinjene
Alvorlige eller gjentatte brudd på disse retningslinjene vil kunne anses som vesentlig mislighold og gir TS rett til å heve eksisterende eller fremtidige kontrakter med Leverandører og/eller avslutte forretningsforhold eller andre former for samarbeid. TS kan imidlertid isteden velge å fortsette
samarbeidet med Leverandører med sikte på å gjøre forbedringer, herunder at berørte parter får gjenoppretting.
7. Endring av retningslinjene
TS står fritt til å endre retningslinjene til enhver tid. De til enhver tid gjeldende retningslinjer for Leverandører vil være tilgjengelige på vår hjemmeside.